我们在企业日常管理工作中,总是会碰到这样那样的问题。这些问题有的小,有的大。小的问题容易解决,而大的问题通常是性质比较严重的,不易解决,但它们足以影响到农业的正常运行或效益,对于这种问题,企业管理者是必须要加以解决与改善的。持续改善,这正是企业日常管理中反复强调与实施的一项重要工作,也是实现持续经营的基础。而要实现企业管理中的持续改善,对所存在的问题进行深入的系统性分析,进而找出根本原因,是一个前提。只有找到了问题的根本原因,才能提出有效的预防措施来有效解决问题,并实现企业管理的持续改善。
那么,什么是系统性分析(systems analysis),又该如何进行系统性分析呢?
所谓系统性分析(systems analysis),就是从整个管理系统的角度,运用一些系统性的方法与工具,对所发生的问题进入深入、全面而细致的信息梳理、统计与分析,以发现问题的根本原因(root cause)与最优的解决方案。
我们又该怎样进行系统性分析呢?有关方法很多,比如5W法(5个Why),头脑风暴法,亲和图(KJ)法,5W1H法,等。本文着重介绍的是5W1H法,因为5W1H法的应用非常广泛而且有效,它可以用来进行问题分析,也可以用以项目管理,我个人以为是非常好的一种结构性管理方法。
5W1H法可以追溯到1932年,由美国政治学家拉斯维尔提出“5W分析法”发展而来。所谓的5W1H,是指5个以W开头和1个以H开头的英语单词: What、Where、When、Who、Why、How。5W1H法,即是对存在的问题,依次识别(分析、确定)描述出问题的表现(现状)是什么(What)、在哪里发生(Where)、什么时候发生(When)、涉及到哪些人员(Who)、为什么会发生(Why)以及问题发生发展或衍变的过程(How)六个方面进行分析,找到问题的本质。
1. What——问题是什么
良好的开始是成功的一半。第一步非常重要,需要确认清楚目前所面临的问题是什么(这个问题需要问三遍)?有哪些具体表现?这两个问题的描述必须非常清晰、准确,不能模棱两可。这属于问题有关的数据与信息搜集的阶段,功课要足。
2. Where——在哪里发生的
问题是在哪里发生的?这个地方有什么特点?与要解决的问题有什么关联?为什么是这里?为什么不是别的地方?其中涉及到哪些环节(过程)?
3.When——什么时间发生的
问题是在什么时候出现的?为什么会在这个时候出现?为什么不是在别的时间?每个环节(过程)的时间怎样分布?持续了多久?
4、Who——涉及到谁
问题都涉及到哪些人?各个环节(过程)的责任人是谁?他的表现如何?是否符合要求?为什么是他?
5、Why——问题为什么发生
问题为什么会发生?直接原因是什么?间接原因是什么?表面原因是什么?根本原因是什么?为什么是这样,不是那样?此处可连续用至少5个为什么去追究一个问题点。
6、How——问题是怎么发生与发展的
问题是怎么发生的?是哪些因素或条件导致了问题的发生?其中的原理是什么?这个H揭示的是问题衍变的逻辑过程。
通过这6个结构性步骤,对某个问题进行分析,形成记录,可以很方便地找到问题的根本原因,也就是真正原因,进而帮助准确地制定预防措施,达到解决问题,优化管理的目的。
其实,5W1H方法不仅可应用于企业管理工作中,还可以应用于我们日常生活中、社会管理实践中,帮助解决所遇到的问题。比如这次新冠状病毒疫情的爆发,当地政府在管理工作中存在一些需要改进之处,我们就利用这个方法进行分析,发现个中的根本原因是什么。宥于篇幅与问题较大,在此就不赘述,大家可以进行方法练习。
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